¿Qué tiempo de conservación tiene una historia clínica?

Es necesario iniciar aclarando que la historia clínica es propiedad del establecimiento de salud. Tanto su administración como conservación de la información es responsabilidad del departamento de Estadística y Registros Médicos. Todo personal que tenga acceso a la historia clínica debe mantener la confidencialidad de la información y datos que se encuentren en la misma. Y, según la ley, ¿qué tiempo de conservación tiene una historia clínica?

La historia clínica, según nuestra legislación, debe ser elaborada en idioma castellano. Su formato puede ser físico, digital o electrónico. Además, realizarla es de carácter obligatorio antes de brindar la atención, debe contener datos reales, completos, legibles y es de carácter reservado. La historia clínica física, evidentemente, es la que corre más riesgo de deterioro, perdida, destrucción o robo.

Tiempo de conservación de una historia clínica

Según el Manual del Manejo y Archivo de las Historias Clínicas, la vida útil de la historia clínica para el archivo activo es de cinco años. En cambio, para el archivo pasivo será de entre cinco o diez años, esto dependerá del tipo de establecimiento de salud. El Reglamento para el manejo de la Historia Clínica Única nos indica que, si un paciente no registra ninguna atención por cinco años, contados desde la última atención recibida, su historia clínica se enviará al archivo pasivo.  

Si bien se trata de una situación excepcional, las historias clínicas pueden extraviarse o destruirse antes del período obligatorio de conservación. Ante un evento adverso, se debe levantar el diagnóstico del estado actual de expedientes de las historias clínicas del establecimiento de salud, clasificándolas de acuerdo con su estado de preservación o deterioro. Los expedientes que se encuentren en buenas condiciones se ubicarán en un archivo denominado archivo recuperado. Por su parte, los que no se encuentren en buen estado se debe reiniciar el registro de los datos de la atención de salud. 

Si no se pueden recuperar los datos, o la historia clínica se extravía, lo ideal sería poder denunciar la pérdida de los documentos. Esto puede ser mediante el Sistema de Documentos Extraviados y su Formulario de Constancia del Consejo de la Judicatura, o por una denuncia ante fiscalía. Como bien se indica en líneas anteriores, la institución de salud debe resguardar la historia clínica y la pérdida puede acarrear una falta administrativa grave.

Recomendación para el tiempo de conservación

Como recomendación, siempre será más idóneo y mitigará riesgos el usar historias clínicas digitales, ya que disminuye la posibilidad de pérdida o deterioro, además facilita el manejo y la accesibilidad de la documentación clínica del paciente. 

Es importante además recordar que la historia clínica tiene un papel fundamental dentro de una reclamación, ya que esta documentación es el elemento madre y de la cual se van a sustentar para realizar los informes periciales correspondientes, y el no tenerla se vuelve perjudicial y juega en contra del profesional de la salud y del establecimiento. Podría configurarse una negligencia, una infracción al deber objetivo de cuidado e infracciones de protección de datos con las consecuentes sanciones.